Rekisteri ja tietosuojaseloste

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/99) 10§ ja 24§ mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Muuttopalveluyritykset ry (SMPY)
PL 3
00391 HELSINKI
puh. 040 355 1747
info(at)smpy.fi
www-sivu: http://smpy.fi

2. Yhteyshenkilöt
Kai Lager, yhdistyksen puheenjohtaja: info(at)smpy.fi
Matti Paakkolanvaara/MPV Consulting: matti.paakkolanvaara(at)mpvconsulting.fi

3. Evästeet

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

4. Rekisterin nimi

Yhdistyksellä on käytössä seuraavat rekisterit, joiden käyttötarkoitus on tukea yhdistyksen toimintaa:

  • Yhdistyksen jäsenrekisteri
  • Tarjouspyyntörekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen jäsenyys. Tietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:

  • henkilön tai yhteisön hyväksyminen yhdistyksen jäseneksi
  • jäsenyyden ylläpitoon liittyvät tehtävät (mm. jäsenmaksujen laskutus)
  • sähköinen ja muunlainen viestintä jäsenille
  • yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen ja yhdistyksen toimintaan osallistuminen
  • yhdistyksen toiminnan tilastointiin ja analysointiin liittyvät toiminnat
  • yhdistyksen toiminnan laadun seurantaan sekä kehittämiseen liittyvät toiminnot
  • jäsenrekisteritietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille perustuu jäsenen antamaan suostumukseen sekä yhdistyksen hallituksen tekemään päätökseen. Tiedot ovat luovutettavissa yhdistyksen tavoitteita tukevissa tarkoituksissa.

Tarjouspyyntörekisteri koti- ja yritysmuutoista

Henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen nettisivuilta tehtyjen tarjouspyyntöjen tallentaminen ja välittäminen sähköpostilla yhdistyksen jäsenyrityksille. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • yksityis- tai yritysasiakkaiden tarjouspyyntöjen välittäminen sellaisenaan sähköpostitse yritysjäsenille
  • sähköinen ja muunlainen viestintä
  • yhdistyksen toiminnan laadun seurantaan sekä kehittämiseen liittyvät toiminnot
  • asiakassuhteen hoitoon liittyvät muut toimenpiteet

6. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

  • nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • yhteisöjäsenen edustajan osalta: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  • luvat ja suostumukset (esim. tietojen luovuttaminen kolmannelle osapuolelle)
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot (esim. jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenryhmä)
  • yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset yhdistyksen tai yhteistyökumppanin järjestämiin tapahtumiin)
  • muut jäsenen suostumuksella mahdollisesti kerätyt tiedot.

Tarjouspyyntösrekisterin tietojen käsittely

Rekisterissä käsitellään seuraavia kotimuuttoja koskevia tietoja:

Muuttajan tiedot

  • Nimi
  • Sähköposti
  • -Puhelin
  • Suunniteltu muuttopäivä
  • Muuttavien asukkaiden lukumäärä

Yhteydenottotapa

  • Sähköposti
  • Puhelin

Lähtöpaikka – mistä muutetaan

  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Asunnon pinta-ala (m2)
  • Kerros- ja hissitieto
  • Muuttolaatikoiden tarve
  • Onko raskaista/isoja/hankalia tavaroita (piano)

Kohdepaikka – mihin muutetaan

  • Katuosoite
  • Postinumero
  • Postitoimipaikka
  • Asunnon pinta-ala (m2)
  • Kerros- ja hissitieto
  • Lisätiedoissa sellaisia tietoja, jotka voivat vaikuttaa muuttoyrityksen tarjoukseen. Esimerkiksi jos muutetaan vain osa asunnon tavaroista tai kyseessä erillisessä osoitteessa oleva varasto (anna tarkka osoite).

Yritysmuuttojen osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja:

Yrityksen/yhteisön yhteyshenkilön tiedot

  • Nimi
  • Puhelin
  • Sähköposti
  • Yhteydenottotapa: Sähköposti/Puhelin

Tarjouspyyntölomakkeet löytyvät osoitteesta: http://smpy.fi/

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot kerätään/päivitetään seuraavista lähteistä:

  • henkilöltä itseltään tarjouspyyntölomakkeilla, puhelimitse, sähköpostitse tai muulla vastaavalla tavalla
  • henkilön käyttämien yhdistyksen palveluiden perusteella
  • henkilön itsensä tekemien kommunikoinnin tai ilmoitusten pohjalta.

8. Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

9. Lokitiedot

Sivuilla vierailijoiden IP osoite jää lokitietoihin ehdollisesti haitallisen toiminnan tarkastamiseksi ja sivuille mahdollisesti kohdistuvilta hyökkäyksiltä suojautumiseksi. Esimerkkeinä ehdollisista lokitiedoista ovat kirjautumisyritykset epäilyttävät URL-osoitteet, muutokset sivuston sisältöön ja salasanojen päivitykset. Tämä informaatio säilytetään 14 päivää.

10. Analytiikka

Sivustolla käytetään hostingpalvelujen (Louhi Net Oy) tarjoamaa analytiikkapalvelua https://awstats.sourceforge.io/, jossa kerätään anonyymia analytiikkatietoa. Analytiikkatietoa käytetään vain sivustoilla vierailujen tilastointiin.

Tietoja vierailustasi sivustollamme välitetään Google Analyticsin avulla Googlelle Yhdysvaltoihin. Osoitteessa support.google.com on tietoa suojatoimista.

11. Tietojen säilytysaika

Tietokanta päivitykset lähetetään yhdistykselle sähköpostilla viikoittain. Nämä tiedot säilytetään kaksi kuukautta.

Säilytämme jäsentemme tietoja niin kauan, kuin heidän jäsenyys yhdistyksessä on voimassa. Poistamme vuosittain niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys yhdistyksessä on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme asiakkaidemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva jäsen- tai asiakassuhde yhdistykseen (esim. alihankkijat). Poistamme kolmen kuukauden kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsen- tai asiakassuhde on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta syytä (esim. jäsenmaksun perintä) tai laillista perustetta.

Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on lakisääteinen velvollisuus (esim. työnlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).

12. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenen tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman jäsenen nimenomaista suostumusta (yritysjäsenten yhteystiedot ovat julkisia).

Tarjouspyyntölomakkeiden tietoja luovutetaan vain yhdistyksen yritysjäsenille sähköpostitse tarjouspyynnön käsittelyä varten eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille. Nämä tiedot säilytetään sen ajan, kun niitä tarvitaan. Tarpeettomat tiedot hävitetään kuukauden kuluessa.

Sivusto on osa verkostoa jonka tarkoituksena on suojautua “brute force attacks”. Suojauksen toteuttamiseksi sivulle tulevien vierailijoiden IP osoite jaetaan palvelun tuottajalle ithemes.com:lle. Katso linkistä tarkemmat yksityisyyden suojausperiaatteet iThemes Privacy Policy.

13. Tietojen siirto kolmansiin maihin, kansainvälisille järjestöille tai EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Sivustoa skannaa Sucuri’s SiteCheck mahdollisten haittaohjelmien ja heikkouksien varalta. Sucurille ei lähetetä henkilötietoja, Sucuri saattaa kuitenkin nähdä skannauksen aikana henkilötietoja, jotka on tulleet sivulla julkisiksi (esim. artikkelien kommentit). Katso linkin kautta yksityiskohtaisempia tietoja Sucuri’s privacy policy.

Tietoja vierailustasi sivustollamme välitetään Google Analyticsin avulla Googlelle Yhdysvaltoihin. Osoitteessa support.google.com on tietoa suojatoimista.

14. Rekisterin suojauksen periaatteet

Yhdistyksen henkilötietoa käsittelevien palveluntarjoajien kanssa on tehty tietosuojasopimukset tai saatu heiltä sitoumukset, joilla sovitaan palvelutarjoajan roolista henkilötietojen käsittelijänä.

15. Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötiedot säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa palvelimella ja tietokoneilla, jotka ovat suojattu palomuurilla ja tietoihin pääsee käsiksi vain salattua yhteyttä taikka vahvoja salasanoja käyttämällä.

Yhdistyksen sisällä henkilötietoja käsittelevät vain ne, joilla on tehtäviensä suorittamiseksi tarve tietoihin (esim. hallituksen jäsenet, yhdistyksen toimintaa operatiivisesti hoitavat yhteisöt, työntekijät ja muut luottamustoimissa olevat). Jokaisella tietoja käsittelevällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joita käyttämällä hän pääsee käsittelemään tietoja. Henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja ei saa luovuttaa kenenkään muun käyttöön. Niitä, joilla on pääsy tietoihin, on ohjeistettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti.

Yhdistyksen hallitus valvoo henkilötietojen käyttöä.

16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

17. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää ja rajoittaa yhdistyksen rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa yhdistyksen rekisteriasioista vastaavalle henkilöille. Lisätietoja: http://www.tietosuoja.fi<(p>

18. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

  • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa yhdistyksen rekistereihin tallennetut itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa yhdistyksen rekisteriasioista vastaavalle henkilölle sähköpostilla info(at)smpy.fi.

Oikeus vaatia tietojen oikaisua

  • Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainituille henkilöille tai sähköpostilla osoitteeseen info(at)smpy.fi.

Oikeus tietojen poistamiseen

  • Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainituille henkilöille tai sähköpostilla osoitteeseen info(at)smpy.fi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä kieltää tai rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kielto tulee tehdä kirjallisesti Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kohdassa 1 mainituille henkilöille tai sähköpostilla osoitteeseen info(at)smpy.fi.

Oikeus tietojen siirtämiseen

  • Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö on osoitettava kohdassa 1 mainituille henkilöille tai sähköpostilla osoitteeseen info(at)smpy.fi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

  • Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Pyyntö ja perusteet on osoitettava kohdassa 1 mainituille henkilöille tai sähköpostilla osoitteeseen info(at)smpy.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

19. Tiedon korjaaminen

Yhdistyksen rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä yhdistyksen rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

20. Päivitys

Tämä dokumentti on päivitetty viimeksi 3.7.2018.